Kịch bản nhắn tin Thực tế
Hãy tưởng tượng bạn đang sử dụng máy tính cá nhân để thanh toán hóa đơn, nộp đơn xin việc hoặc nghiên cứu một dự án thì đột nhiên, “Ting!” Điện thoại của bạn báo có một tin nhắn văn bản mới. Bạn sẽ làm gì?
Có thể, bạn sẽ dừng những gì đang làm và lấy điện thoại của mình. Sau đó, sau khi đọc và trả lời tin nhắn trên điện thoại, bạn có thể xem xét một vài thông báo khác và bấm điện thoại một chút, rồi bạn lại chuyển sự chú ý sang máy tính cá nhân và cố gắng nhớ xem bạn đang làm gì—khiến việc quay lại hoạt động của bạn trở nên khó khăn hơn.
Hoặc có thể bạn đang tham gia một cuộc họp với máy tính xách tay trước mặt và điện thoại rung báo có tin nhắn đến. Bạn sẽ cầm điện thoại lên để đọc và trả lời tin nhắn? Việc nhìn vào máy tính cá nhân trong cuộc họp là một điều thường được mong đợi và được chấp nhận, còn việc xem điện thoại thì không.
Trong cả hai trường hợp, một tin nhắn văn bản trên điện thoại khiến bạn bị xao nhãng và mất tập trung vào khoảnh khắc đó, điều có thể khiến bạn bị chậm tiến độ và mất năng suất. Việc đó cũng có thể ảnh hưởng đến cách người khác nhìn nhận về tính chuyên nghiệp, sự chú ý hoặc sự tham gia của bạn.
Mặc dù nhắn tin văn bản là một phương pháp giao tiếp quan trọng, chúng có thể đồng thời vừa gây rối vừa cần thiết. Sẽ thuận tiện hơn rất nhiều nếu có thể trả lời tin nhắn ngay lập tức.
Tin tốt là bạn có nhiều tùy chọn để gửi và nhận văn bản từ máy tính, vì vậy bạn không cần chuyển đổi thiết bị hoặc thay đổi trọng tâm để quản lý mọi thứ bạn cần làm.
Hãy xem xét một vài mục cần lưu ý khi chọn tùy chọn nhắn tin trên máy tính.
Điều nên cân nhắc
Một lợi ích của việc thêm tùy chọn nhắn tin trên máy tính là tính đơn giản hóa. Bằng cách đưa chức năng nhắn tin vào máy tính cá nhân, bạn sẽ giảm số lượng thiết bị phải làm việc cùng trong suốt thời gian tập trung xuống còn một thiết bị và giữ tất cả các tương tác của mình trong cùng một màn hình—giúp tối đa hóa năng suất.
Với mục tiêu đơn giản hóa, đây là bốn điều cần lưu ý khi chọn tùy chọn nhắn tin trên máy tính tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của bạn.
- Khả năng tương thích: Ngày nay, bạn có nhiều thiết bị, có thể chạy trên các hệ điều hành (HĐH) khác nhau và có vô số ứng dụng và chương trình bạn có thể sử dụng để quản lý các trách nhiệm cá nhân, công việc hoặc trường học. Tìm kiếm tùy chọn ứng dụng giúp bạn giảm độ phức tạp, hoạt động với nhiều hệ điều hành và không yêu cầu tài khoản hoặc đăng nhập mới.
- Truy cập: Một rào cản lớn đối với việc nhắn tin là phải đảm bảo bạn và những người bạn nhắn tin sử dụng các ứng dụng nhắn tin tương tự hoặc tương thích hoặc là một phần của cùng một nhóm nhắn tin. Nếu mục tiêu của bạn là tối ưu hóa sự tiện lợi trong khi vẫn duy trì kết nối, hãy tìm giải pháp nhắn tin trên máy tính cá nhân phù hợp với đa số người và nhóm bạn thường xuyên liên lạc.
- Bảo mật: Bạn không muốn đặt mình vào nguy cơ bị người khác chặn tin nhắn của bạn. Tìm kiếm giải pháp khiến bạn có thể cảm thấy tự tin rằng thông tin và quyền riêng tư của bạn được bảo vệ.
- Khả năng: Các giải pháp bạn thích sử dụng nhiều nhất phải dễ sử dụng và bao gồm tất cả các tính năng bạn cần. Tìm kiếm các giải pháp cho phép bạn truy cập thời gian thực vào danh bạ của mình, cho phép bạn xem lại các cuộc hội thoại để bạn không cần truy cập điện thoại để tìm thông tin đó, hỗ trợ cả gửi và nhận tin nhắn và có thông báo để bạn không bỏ lỡ tin nhắn khi bắt đầu dự án.
Nền tảng nhắn tin văn bản
Các nền tảng cộng tác trực tuyến, như Microsoft Teams hoặc Slack, cho phép bạn nhắn tin với các đồng nghiệp bằng cách sử dụng ứng dụng trên máy tính cá nhân hoặc thông qua quyền truy cập trên web. Mặc dù các nền tảng này có thể hợp lý hóa các kênh truyền thông và hỗ trợ cá nhân hoặc nhóm phản hồi nhanh chóng các luồng hội thoại, nhưng chúng được thiết kế cho doanh nghiệp thay vì sử dụng cá nhân và bạn chỉ có thể trò chuyện với những người khác có quyền truy cập vào cùng một nhóm. Ngoài ra, các công cụ cộng tác kinh doanh có thể yêu cầu gói tính phí.
Dịch vụ nhắn tin tức thời
Bạn có thể đã sử dụng dịch vụ nhắn tin tức thời, như Facebook Messenger hoặc WhatsApp, để giao tiếp với bạn bè. Để bắt đầu sử dụng các dịch vụ này trên máy tính cá nhân của bạn và đồng bộ hóa dữ liệu được chia sẻ trên cả điện thoại và máy tính để bàn, bạn có thể cần tải xuống và đăng nhập vào ứng dụng hoặc trang web của ứng dụng trên cả hai thiết bị.
Mặc dù bạn có thể sử dụng máy tính cá nhân để xem và trả lời tin nhắn được gửi qua các dịch vụ nhắn tin tức thời cụ thể này, lời nhắc cuộc hẹn và tin nhắn được gửi từ bạn bè bằng các chương trình nhắn tin khác nhau vẫn cần được quản lý trên điện thoại của bạn. Nếu mục tiêu của bạn là đơn giản hóa số lượng chương trình bạn sử dụng để kết nối với người khác, giải pháp này không giúp hợp nhất ứng dụng.
Tính năng thiết bị tích hợp
Nếu máy tính và điện thoại của bạn sử dụng cùng một hệ điều hành và là một phần của cùng một hệ sinh thái—chẳng hạn như nếu bạn sử dụng tất cả các sản phẩm của Apple—bạn có thể hưởng lợi ích từ các tính năng chia sẻ được thiết kế để đồng bộ hóa và làm việc cùng nhau.
Apple iMessage
Nếu bạn có iPhone và máy tính cá nhân Apple, sau khi đăng nhập bằng AppleID trên cả hai thiết bị, bạn có thể sử dụng tính năng iMessage tích hợp để gửi và nhận tin nhắn văn bản từ máy tính của mình. iMessage được xây dựng để cung cấp trải nghiệm tương tự trên các thiết bị iOS. iMessage tự động cập nhật thông tin của bạn trên tất cả các hệ thống iOS được kết nối và được mã hóa để bảo mật.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi và nhận iMessage trên máy tính Windows, bạn sẽ cần đảm bảo giải pháp bạn chọn có thể hỗ trợ ứng dụng này.
Google Chat, Google Messages, Google Voice
Nếu bạn sử dụng điện thoại Android và có tài khoản Google, bạn có thể truy cập và sử dụng phiên bản Google Chat hoặc Google Messages trên máy tính cá nhân của mình. Tài khoản Google của bạn dựa trên nền tảng đám mây, nghĩa là lịch sử tin nhắn văn bản của bạn được lưu trữ trên đám mây và trải nghiệm trực tuyến của bạn sẽ trông và hoạt động tương tự như vậy.
Nếu bạn có số điện thoại Google Voice ở Hoa Kỳ, Google Voice hỗ trợ nhắn tin trên web đến các số điện thoại của Hoa Kỳ và Canada (không bao gồm các vùng lãnh thổ Hoa Kỳ). Tin nhắn văn bản được gửi bằng Wi-Fi hoặc sử dụng dữ liệu di động nếu Wi-Fi không có sẵn.
Điều quan trọng là phải biết rằng có thể có một số hạn chế khi sử dụng số Google Voice của bạn để nhắn tin trên web. Ngoài ra, không phải tất cả các nhà mạng đều chấp nhận tin nhắn từ Google Voice, vì vậy có những trường hợp không nhận được tin nhắn của bạn.
Truy cập trang web Google Voice để biết thêm thông tin.
Các tùy chọn dựa trên web và email thay thế
Nhà mạng điện thoại không dây
Nhà mạng điện thoại di động của bạn có thể cung cấp dịch vụ trên web mà bạn có thể sử dụng để nhắn tin hoặc tùy chọn chuyển tin nhắn văn bản thành email. Liên hệ với nhà cung cấp của bạn để tìm hiểu những dịch vụ họ cung cấp. Đừng quên hỏi về các chi phí liên quan, chức năng (bao gồm khả năng gửi và nhận tin nhắn và số lượng lịch sử cuộc gọi được giữ lại) và loại mã hóa dữ liệu được sử dụng.
Trang web SMS miễn phí
Nhiều công ty cung cấp dịch vụ nhắn tin SMS miễn phí thông qua web. Dù tùy chọn này có nghĩa là bạn không cần điện thoại di động hoặc ứng dụng để gửi văn bản từ máy tính cá nhân của mình, nhiều công ty chỉ hỗ trợ tin nhắn văn bản cá nhân một chiều, giới hạn độ dài tin nhắn, không lưu lại lịch sử tin nhắn, thường có quảng cáo và có thể không cung cấp tính năng mã hóa dữ liệu.
Một số nhà cung cấp dịch vụ email hỗ trợ gửi tin nhắn văn bản qua email. Tin tốt về việc sử dụng email để gửi tin nhắn văn bản là có thể hoạt động trên các hệ điều hành khác nhau, hoạt động với bất kỳ email máy khách nào, có thể xử lý tệp đính kèm và thậm chí có thể gửi văn bản ẩn danh. Tuy nhiên, hệ thống email không được thiết kế để nhắn tin, vì vậy thư có thể nằm trong thư mục thư rác của người nhận; do đó, việc gửi thư có thể bị chậm trễ và quan trọng nhất là phản hồi không theo thời gian thực như trên điện thoại của bạn.
Để gửi tin nhắn văn bản qua email, bạn cần biết số điện thoại và nhà mạng của người nhận. Lưu ý rằng không phải tất cả các nhà mạng đều có thể nhận văn bản thông qua phương pháp này và bạn sẽ cần biết tiện ích mở rộng của nhà mạng. Nếu bạn không biết tiện ích mở rộng, bạn có thể tìm thấy tiện ích đó bằng cách sử dụng dịch vụ tra cứu nhà mạng; nhiều nhà mạng sẽ chỉ cung cấp một lần tra cứu miễn phí mỗi ngày.